Untitled - iPayables

Loading...

 

 

   

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template                                          This document is protected under the copyright laws of the United States and other countries as an  unpublished work. This document contains information that is proprietary and confidential to iPayables,  Inc. or its technical alliance partners, which shall not be disclosed outside or duplicated, used or  disclosed in whole or in part for any purpose other than to evaluate iPayables, Inc. Any use or disclosure  in whole or in part of this information without the express written permission of iPayables, Inc. is  prohibited. 

  © 2015 iPayables, Inc. All rights reserved.  Printed in the U.S.A.  

Copyright iPayables, Inc. 2015  

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  Table of Contents  Introduction .................................................................................................................................................. 1  Template Fields ............................................................................................................................................. 2  Trade/Service Area Categories ..................................................................................................................... 5   

Copyright iPayables, Inc. 2015  

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  Introduction  This document describes the fields and information needed to use the “Standard Template” when  invoicing Cracker Barrel.  The Home Office Managed Template is different than the Standard Template in three ways.    1. Invoices for Home Office Managed always comes to the Home Office to be approved.  The  invoices are not approved by Store Management.  2. Under the Home Office Managed Template, you may bill for different stores.    3. If you have access to the Home Office Managed Template, you will also have access to the  Standard Template.       

 

Page | 1  Copyright iPayables, Inc. 2015  ‐ Privileged and Confidential 

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  Template Fields  For the Home Office Managed Invoice Template, the following fields are explained.  The fields with an *  are required fields.  You will not be able to submit an invoice until these fields are completed. 

  1. Cracker Barrel’s Logo and Home Office Address will always appear.  Do not enter a Cracker  Barrel invoice unless you see the logo and our address.  2. Business Unit will always be auto‐populated.  You will never need to change or       complete.  3. *Invoice Number‐Enter your invoice number.  Invoice Number can be up to 20 spaces and can  be alphanumeric.    4. *Invoice Date‐Enter your invoice date.   a. If entering an invoice by upload, the invoice date can be backdated 30 days.  b. If entering an invoice by online entry, the invoice date can be backdated 7 days.  c. If iPayables enters an invoice from a paper copy, the invoice date can be backdated 30  days.    i. Remember a $3 processing fee will be charged for invoices mailed, faxed or  emailed to iPayables as these require additional handling by iPayables 

Page | 2  Copyright iPayables, Inc. 2015  ‐ Privileged and Confidential 

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  5. Source‐Will always be auto‐populated depending how an invoice is submitted.  (Invoice  Uploaded, Online Entry or Imaging which is an invoice submitted by paper, fax, or email)  6. Invoice Type ‐Will always be auto‐populated.  7. Vendor ID‐Vendor ID assigned to your company by Cracker Barrel Old Country Store.  It will  always be auto‐populated.     8. Credit Invoice Number‐ If you are issuing a credit invoice for material/parts, mistake in billing,  etc. you must include the original invoice number in this area.   9. *Quantity‐self explanatory  10. *Unit of Measure‐Please select from the following listed:  a. Contracted Service ‐ Defined as a service which the vendor has contracted directly with  the Home Office as to price per month and term.        i. Grease Trap‐Home Office Managed  ii. Pest Control‐Home Office Managed  iii. Grill Inspections & Calibrations‐Home Office Managed  iv. Kettle Inspections & Calibrations‐Home Office Managed  v. Music Lease & Programming‐Home Office Managed  vi. Dish Machine Rental‐Home Office Managed  vii. Solid Waste‐Home Office Managed  viii. Sign Program Maintenance‐Home Office Managed  ix. HVAC Evaporator Coil Cleaning‐Home Office Managed   x. HVAC Filter Change Service‐Home Office Managed  xi. Refrigeration Filter Change Service‐Home Office Managed  xii. Food Safety Audit Program‐Home Office Managed  xiii. NOTE:  IF YOU CONTRACT WITH STORE MANAGEMENT FOR A SERVICE, YOU  SHOULD NOT USE CONTRACTED SERVICE AS A UNIT OF MEASURE.  YOU CAN  SEPARATE PARTS AND LABOR OR USE NON‐CONTRACTED SERVICES.  b. Fuel Surcharge‐self explanatory  c. Hours‐Install Labor‐self explanatory  d. Hours‐Repair Labor‐self explanatory  e. Materials‐self explanatory  f. Non‐Contracted Service  g. Other Labor‐self explanatory  h. Parts‐self explanatory  i. Trip Charge‐self explanatory  j. Warranty‐self explanatory  11. Ref #/Part#‐Self explanatory  12. Description‐Description of services performed or parts/materials purchased  13. *Unit Price‐Self explanatory  14. Line Total‐Will automatically be calculated  15. Line Tax‐Please enter the tax amount  16. Line Freight‐Please enter the line freight  17. *Store Number‐Enter the Store Number where you performed your service.   You may search  on address, city, state if store number is unknown.  You may bill as many stores as you need on  this invoice.    Page | 3  Copyright iPayables, Inc. 2015  ‐ Privileged and Confidential 

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  18. *Trade/Service Area‐Is a high level category of the service, maintenance, etc.  Please select  from the drop down menu.    19. *Component‐Detail level of maintenance, service, etc. based upon the Trade/Service Area  selected.  Please select from the drop down menu.  a. *NOTE: ANYTIME YOU SELECT “OTHER‐‐‐“ IN THE COMPONENT SECTION, YOU ARE  REQUIRED TO COMPLETE THE DESCRIPTION FIELD.    b. Please familiarize yourself with the detailed listing of Trade/Service Area and  Components below before making your selections and select the options that most  closely correspond with the service(s) provided.  The Gray Highlighted are the  Trade/Service Area with their Components listed below them.    c. The Cracker Barrel team will be glad to assist you at any time for questions you have  concerning the Trade/Service area and the related Components.  You may call us at   615‐235‐4353 or email us at  [email protected]  20. *Service Date‐Please select the ending date of service using the calendar tool.  If you are only  shipping a product, the service date is the date the product was shipped or the invoice date.   21. Line Sub Total‐Will automatically calculate  22. Tax‐Please enter the tax amount here  23. Freight‐Please enter the freight here  24. Total Due‐Will automatically calculate     

 

Page | 4  Copyright iPayables, Inc. 2015  ‐ Privileged and Confidential 

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  Trade/Service Area Categories  











 



ELECTRICAL  o ENERGY MGMT SYS MONITORING  o LIGHT BULBS  FIRE PROTECTION INSPECTIONS  o BACKFLOW INSPECTION  o EXIT/EMERGENCY SIGN INSPECTION  o FIRE ALARM INSPECTION  o FIRE EXTINGUISHER INSPECTION  o FIRE HYDRANT INSPECTION  o FIRE PUMP INSPECTION  o FIRE SPRINKLER INSPECTION  o FUSIBLE LINK REPAIRS  o HOOD INSPECTION  FOOD SAFETY AUDIT PROGRAM  o FOOD SAFETY AUDIT PROGRAM  o EMERGENCY AUDIT  o RE‐AUDIT  GREASE TRAP PUMP  o DUMPSTER INTERCEPTOR  o EXTERIOR GREASE TRAP  o INTERIOR GREASE TRAP  o OTHER‐GREASE TRAP PUMPING  HVAC  o HVAC EVAPORATOR COIL CLEANING  o HVAC FILTER CHANGE SERVICE  o EXHAUST HOOD CLEANING  KITCHEN EQUIPMENT  o DISH MACHINE RENTAL  o GRILL INSPECT & CALIBRATIONS  o KETTLE INSPECT & CALIBRATIONS  o REFRIGERATION FILTER CHG SERV  LOCKS, KEYS, ALARMS, SAFE  o FIRE&BURGLARY ALARM PNL MONITO  MUSIC PROGRAMMING  o MUSIC EQUIPMENT LEASE  o MUSIC PROGRAMMING  PEST CONTROL  o MNTHLY SERV ‐ PEST CONTROL  o TERMITE SERVICE 

    Page | 5  Copyright iPayables, Inc. 2015  ‐ Privileged and Confidential 

 

 

 

Completing the Home Office Managed Invoice Template  









SIGNAGE  o INSPECTION REPAIRS  o INSPECTION SERVICES  o OTHER‐INSPECTION SERVICES  o PAINTING  o PARKING LOT MAINTENANCE  o PERMIT RENEWALS  o PROGRAM MAINTENANCE  SITE BUILDING  o BOH CEILING CLEANING  o INTERIOR PAINTING  o EXTERIOR PAINTING  SOLID WASTE  o SOLID WASTE  o RECYCLING  o COMINGLE  o OTHER‐SOLID WASTE  TABLE REFINISHING  o TABLE TOP REFINISHING  o NEW TABLES  UNIFORMS  o UNIFORMS 

 

Page | 6  Copyright iPayables, Inc. 2015  ‐ Privileged and Confidential 

 

 

Loading...

Untitled - iPayables

          Completing the Home Office Managed Invoice Template                                          This document is protected under the copyr...

300KB Sizes 4 Downloads 0 Views

Recommend Documents

Untitled
Identifier lit. literally loc location. Me. Medium. NP. Noun Phrase. PASS. Passive voice. Ph. Phenomenon. P-ipfv. Imperf

Untitled
Download and install the EZVIZ app by searching “EZVIZ” in App Store and Google PlayTM. - Launch the app and registe

Untitled
investigaci6n destinada a adaptar la ciencia y la tecnologia a las necesidades de los paises en desarrollo. Su actividad

Untitled
Batutah, an Arabic traveler from Morocco had visited Pasai. Kingdom in between year 1345 – 1346 and called in his ...

Untitled
Apr 16, 1998 - quire basic theory courses taken by all concentrators, followed by a series of advanced courses chosen ..

Untitled
8522. Dr.Zeyad Munawer [email protected] 8648. Instructor. Mr. Ghias Khan [email protected] 8599. Teaching Assistant

Untitled
Depósito Legal: M-40790-2010. Tienda virtual: ...... La potencia media que necesitan estas máquinas por metro de anchura

Untitled
Employment. • Job Seeking. • Requiring staff to take my community college class ... if she pays him $500, which the

Untitled
cultivating this relationship with the divine, southern Christians expected deliverance from unjust worldly circumstance

Untitled
una larga historia en el control de moscas de la fruta, por lo que es pionera en algunos de los siguientes .... Parasito